個人情報保護方針 | 東京ビルサービス株式会社

Ⅰ．基本方針

東京ビルサービス株式会社は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性に鑑み、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）その他関連法令等の内容を遵守するとともに、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

- １．個人情報の取扱いに関する規程等の策定と継続的な改善
  - 当社は、役職員等に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に取り扱うために規程等（「本方針」、「個人情報取扱規程」およびその他の関連規程・マニュアルを含む。）を策定し、その内容を継続的に改善します。
- ２．規程等に従った個人情報の適切な取扱い
  - 当社は、「本方針」「個人情報取扱規程」およびその他の関連規程・マニュアルに従い、各部門の業務内容および規模を考慮した管理体制を確立し、個人情報を適正に取得、利用、提供するとともに、ご本人からの個人情報の開示や訂正等の求めに対して適切な対応を行います。
- ３．安全管理措置に関する事項
  - 当社が実施する個人情報の安全管理措置の主な内容は以下のとおりです。
    - ①基本方針の策定
      - 個人情報の適正な取扱いを確保し、ご質問に関する窓口をお知らせするため、本方針を策定すること。
    - ②個人情報の取扱いに係る規律の整備
      - 「個人情報取扱規程」を策定し、個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について規程する等、「個人情報の取扱いに係る規律を整備すること。
    - ③組織的安全管理措置
      - ・個人情報の取扱いに関する情報管理統括責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員等および当該役職員等が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や「個人情報取扱規程」に違反している事実または兆候を把握した場合の情報管理統括責任者への報告連絡体制を整備すること。
      - ・個人情報の取扱について、個人情報保護法、「本方針」、「個人情報取扱規程」およびその他の関連規程・マニュアル等の遵守状況について定期的な監査を実施すること。
    - ④人的安全管理措置
      - ・個人情報の安全管理の推進向上のために役職員等に対する必要な教育・研修を行うこと。
      - ・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載すること。
    - ⑤物理的安全管理措置
      - ・個人情報データベース等を取り扱う重要な情報システムを管理する区域へ持ち込む機器の制限を施すとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施すること。
      - ・事務所内の移動を含め、個人データを取り扱う機器、電子媒体または書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施すること。
    - ⑥技術的安全管理措置
      - ・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定すること。
      - ・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入すること。
- ４．個人情報の利用目的
  - 当社は、「Ⅱ．個人情報の取扱いについて」に掲げる利用目的の達成に必要な範囲において個人情報を適切に利用いたします。
- ５．委託の取扱い
  - 当社は、利用目的の達成に必要な範囲において個人データの取扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、法令等に基づいて委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
- ６．お問合せ窓口
  - 当社における個人情報の取扱いに関するお問合せにつきましては、「Ⅱ．個人情報の取扱いについて」に記載のお問合せ窓口において対応いたします。
- ７．本方針の改定
  - 当社は、法令等の要請や個人情報保護の一層の改善のため本方針の内容を予告なく改定する場合があります。最新の方針については、当社ウェブサイト内に掲載いたします。

Ⅱ．個人情報の取扱いについて

１．個人情報の利用目的
- 当社は、以下に掲げるとおり、当社、東京建物株式会社並びに同社の有価証券報告書に記載されている子会社および連結対象会社（以下、東京建物株式会社並びに同社の有価証証券報告書に記載されている子会社及び連結対象会社をあわせて「東京建物グループ会社」といいます。）の事業遂行に必要な範囲で当社が取得した個人情報を適切に利用いたします。なお、個人情報の取得に際して以下の内容とは異なる利用目的が当社からご本人に通知または明示された場合は、その利用目的が以下の内容に優先します。
  - （１）東京建物グループ事業
    - 東京建物グループ事業とは、当社および東京建物グループ会社の各事業を包括したものであり、主な内容は以下のとおりです。
      - 1) 不動産（オフィスビル、分譲マンション、物流施設、育児・介護関連施設、観光・レジャー施設、商業・駐車場等の利便施設等）の売買、開発、賃貸・運営管理、仲介・コンサルティング、鑑定
      - 2) 建築工事・リフォーム工事の請負、コンサルティング
      - 3) 不動産小口化・不動産証券化商品の開発・販売、仲介・コンサルティング
      - 4) その他、当社および東京建物グループ会社の事業目的の範囲に属する各事業
  - （２）利用目的
    - 当社は、取得した個人情報を下記①～⑦に記載の利用目的のために利用します。
      - 【東京建物グループ事業におけるもの】
        
        ① 顧客動向分析および商品開発等の調査分析
        
        ② 事業推進上必要な利害関係者の確定および事業推進に伴う各種案内（※）
        
        ③ 事業推進上の申込・契約等における本人確認および信用調査
        
        ④ 営業促進活動、申込・契約等の履行に伴う各種案内、顧客満足度等のアンケート調査の案内等（※）
      - 【当社事業におけるもの】
        
        ⑤ 会社情報の提供（※）、イベント・アンケート調査等の案内等（※）の広報活動
        
        ⑥ 当社来訪者の確認および来訪者への対応内容の記録
        
        ⑦ 当社役職員（役員、従業員、派遣社員、出向者等）の採用活動（選考および採用情報の提供（※））
２．個人情報の共同利用
- 当社は、取得した個人情報を東京建物グループ会社と共同利用することがあります。個人情報の共同利用に関する開示事項は以下の通りです。
  - 【共同利用に関する開示事項】
    - ① 共同利用する対象会社
      - 東京建物グループ会社
    - ② 共同利用する個人情報の項目
      - 氏名、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、年齢・性別・生年月日、所属団体・部署・役職、年収、家族構成、不動産情報等
    - ③ 共同利用の目的
      - 上記Ⅱ．１．（２）記載の利用目的と同様
    - ④ 共同利用する個人情報の管理責任者
      - 東京ビルサービス株式会社
３．個人データの第三者への提供
- 当社が取得した個人データは、利用目的の達成上必要であって、かつ以下の場合に第三者へ提供することがあります。なお、ご本人からの申し出があったときは第三者提供を停止いたしますが、下記「（２）」が適用される場合は、内容によってはご要望に応じられないことがあります。
  第三者提供停止のお申し出またはご質問等に関する当社窓口につきましては、下記「４．お問合せ窓口」欄をご参照下さい。
  - （１）あらかじめご本人の同意を得ている場合
  - （２）法令上、ご本人の同意なく第三者提供が可能な場合
４．お問合せ窓口
- 当社に提供された個人情報に関してのご質問や個人情報の開示・訂正・利用停止等のご請求を頂く際は、以下のお問合せ窓口までご連絡下さい。なお、個人情報の開示・訂正・利用停止等に関する所定の手続き（本人確認、必要書類、手数料等）は「Ⅲ．個人情報の開示等に関する諸手続きについて」をご確認ください。
  - Brillia Club会員の皆様及び分譲住宅のお客様
    東京建物株式会社　住宅事業企画部
    電話番号：03-3274-0124
  - 不動産小口化商品のお客様
    東京建物株式会社　財務部　インベスト・プラス担当窓口
    電話番号：0120-877-885
  - 東京建物Brilliaボンド（個人向け社債）のお客様
    東京建物株式会社　財務部　Brilliaボンド担当窓口
    電話番号：03-3274-0114
  - 新卒及び中途採用、及びインターンシップにご応募いただいた皆様
    東京建物株式会社　人事部　採用担当、インターンシップ担当
    電話番号：03-3274-0112
  - 不動産鑑定評価等に関するお問い合わせ
    東京建物株式会社　市場調査部　個人情報開示等受付担当
    電話番号：03-3274-0125
  - ＋OURS会員の皆様
    東京建物株式会社　ビル営業推進部　+OURS担当
    電話番号：03‐3274‐1971
  - 株主の皆様
    みずほ信託銀行株式会社　証券代行部
    電話番号：0120-288-324
  - オフィスビルの賃貸に関するお問合せ
    東京建物株式会社　ビル営業推進部
    電話番号：03-3274-1971
  - ビル事業に関するお問合せ
    東京建物株式会社　ビル事業企画部
    電話番号：03-3274-0140
  - 住宅事業に関するお問合せ
    東京建物株式会社　住宅事業企画部
    電話番号：03-3274-0124
  - その他、個人情報の取扱い全般に関するお問合せ
    東京建物株式会社　総務コンプライアンス部　個人情報担当
    電話番号：03-3274-0111

Ⅲ．個人情報の開示等に関する諸手続きについて

当社が保有する個人情報について、ご本人様が、利用目的通知、開示（個人データのトレーサビリティ記録の開示も含みます。）訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止等（以下「開示等請求」といいます。）のご請求を行う場合の手続きは、以下のとおりとします。

１．手続きの流れ
- （１）開示等請求の受付
  - 開示等請求については、上記「Ⅱ.４．お問合せ窓口」へご連絡ください。
- （２）当社からの保有個人情報開示等申請書の送付
  - 当社より、ご本人様へ「保有個人情報開示等申請書」を郵送させていただきます。
- （３）ご本人様からの保有個人情報開示等申請書の提出
  - ご本人様より、当社にて指定した本人確認書類の写しを同封のうえで、必要事項を記載した「保有個人情報開示等申請書」を当社が指定した住所に郵送していただきます。
- （４）当社からのご回答
  - 「保有個人情報開示等申請書」にご記入いただきました住所宛に回答書面を郵送させていただきます。
２．手数料
- （１）ご本人様からの請求が、個人情報の利用目的の通知または個人情報もしくは個人データのトレーサビリティ記録等の開示を求めるものである場合には、手数料として1回の請求ごとに1,000円を徴収させていただきます。ただし、郵送費が1,000円を超える場合には、郵送費全額を手数料の金額とさせていただきます。なお、手数料のお支払いがあるまで個人情報の利用目的の通知または個人情報もしくは個人データのトレーサビリティ記録の開示等を行いません。
- （２）手数料は、郵便定額小為替を郵送していただく方法でお支払いいただきます。